Portalsystem, Subshop oder Einzelsystem: Welche Struktur passt?
Je mehr Betriebe beteiligt sind, desto wichtiger wird die Frage, wer eigentlich was übernimmt.
Bei einem einzelnen Hotel ist die Systemlandschaft häufig überschaubar:
- ein Shop,
- ein PMS,
- eine Buchhaltung,
- ein Zahlungsempfänger.
Bei Hotelgruppen, mehreren Standorten oder Partnernetzwerken sieht das anders aus.
Gutscheine können zentral verkauft, aber dezentral eingelöst werden. Einzelne Häuser benötigen eigene Auftritte, nutzen aber dieselbe technische Basis. Zahlungen und Buchungsdaten wiederum laufen möglicherweise an einer zentralen Stelle zusammen.
Spätestens dann reicht es nicht, einfach möglichst viele Systeme miteinander zu verbinden.
Zuerst muss geklärt werden, welche Architektur die Organisation und ihre Prozesse sinnvoll abbildet.
Einzelsystem: Ein Betrieb, klare Zuständigkeiten
Der klassische Anwendungsfall ist ein einzelner Betrieb mit einem eigenen Onlineshop.
Die Rollen sind meist eindeutig:
- Der Betrieb verkauft seine eigenen Angebote.
- Zahlungen gehen an einen festgelegten Empfänger.
- Gutscheine werden im eigenen Betrieb eingelöst.
- Das eigene PMS oder die eigene Buchhaltung verarbeitet die Daten.
Passende Schnittstellen können direkt an die vorhandenen Systeme angebunden werden.
Die Prozesse bleiben dadurch vergleichsweise überschaubar. Trotzdem sollte auch hier geklärt sein, welches System für Einlösung, Verbuchung und Payment verantwortlich ist.
Verbundene Einzelsysteme: Eigenständig, aber nicht isoliert
Mehrere Betriebe benötigen nicht automatisch ein gemeinsames Portal.
Auch eigenständige Systeme können miteinander verbunden werden. Dadurch kann beispielsweise ein Gutschein in einem Betrieb verkauft und später in einem anderen Betrieb eingelöst werden.
Dabei müssen einige Fragen klar geregelt sein:
- Wo wurde der Gutschein verkauft?
- Wo wurde er eingelöst?
- Wie wird der Betrag zugeordnet?
- Wie erfolgt die Verrechnung zwischen den Betrieben?
Diese Struktur ermöglicht eigenständige Auftritte und Systeme, während ausgewählte Prozesse betriebsübergreifend funktionieren.
Portalsystem: Zentral verkaufen, dezentral einlösen
Bei einem Portalsystem werden mehrere Betriebe oder Partner über eine gemeinsame Plattform verbunden.
Für Gäste entsteht ein zentraler Marktplatz. Sie kaufen über einen gemeinsamen Shop, können den Gutschein aber bei unterschiedlichen Partnerbetrieben oder Standorten einlösen.
Die eigentliche Herausforderung beginnt deshalb häufig nach dem Verkauf.
Je nach Organisation muss geklärt werden:
- welcher Partner den Gutschein einlöst,
- wie Zahlungen zugeordnet werden,
- wie Umsätze verbucht werden,
- wie die Verrechnung zwischen Zentrale und Partnerbetrieb erfolgt,
- welche Daten zentral benötigt werden.
Ein Portalsystem braucht daher nicht nur technische Verbindungen. Es braucht auch einen klaren Prozess für Einlösung, Verbuchung und Abrechnung.
Subshops: Eigener Auftritt, gemeinsame technische Basis
Subshops verbinden eine zentrale technische Plattform mit individuellen Shopauftritten.
Mehrere Betriebe nutzen dabei ein gemeinsames Hauptsystem. Nach außen können sie trotzdem mit eigenen Shopbereichen auftreten.
Je nach Aufbau ermöglicht das:
- unterschiedliche Designs,
- eigene Sortimente,
- individuelle Markenauftritte,
- getrennte Verantwortlichkeiten,
- unterschiedlich organisierte Zahlungsströme.
Die technische Basis bleibt zentral organisiert. Diese Struktur kann besonders für Hotelgruppen, mehrere Standorte oder unterschiedliche Marken interessant sein.
Ein gemeinsames technisches Fundament bedeutet allerdings nicht automatisch, dass jeder Prozess zentral abgewickelt wird. Einlösung, Payment und Verbuchung können weiterhin unterschiedlich organisiert sein.
Die Strukturen im Vergleich
Einzelsystem
Geeignet für einen einzelnen Betrieb mit klaren Zuständigkeiten und einer überschaubaren Systemlandschaft.
Verbundene Einzelsysteme
Geeignet für eigenständige Betriebe, die ausgewählte Prozesse wie eine gegenseitige Gutscheineinlösung ermöglichen möchten.
Portalsystem
Geeignet für mehrere Betriebe oder Partner, die über einen zentralen Marktplatz verkaufen und dezentral einlösen.
Subshop-Struktur
Geeignet für mehrere Marken oder Betriebe, die eine gemeinsame technische Basis, aber individuelle Shopauftritte benötigen.
Mehr Schnittstellen sind nicht automatisch besser
Bei komplexen Strukturen entsteht schnell der Wunsch, jedes beteiligte System direkt anzubinden.
Doch jede zusätzliche Verbindung erhöht auch den Aufwand für Einrichtung, Abstimmung und Wartung.
Vor einer Integration sollte daher geprüft werden:
- Welcher Prozess soll automatisiert werden?
- Wie häufig findet der Vorgang statt?
- Wie hoch ist der aktuelle manuelle Aufwand?
- Welche Systeme sind tatsächlich beteiligt?
- Welchen konkreten Nutzen bringt die Schnittstelle?
- Gibt es eine einfachere Lösung?
In manchen Fällen spart eine direkte Schnittstelle viel operative Arbeit.
In anderen Fällen kann ein zentraler Prozess im incert Backend oder eine mobile Einlösung die schlankere Variante sein.
Tinas System-Check: Nicht jede mögliche Verbindung ist auch eine sinnvolle Verbindung. Entscheidend ist der Prozess, der dadurch einfacher werden soll.
Erst die Architektur, dann die Schnittstelle
Die eine richtige Systemstruktur gibt es nicht.
Ein einzelner Betrieb hat andere Anforderungen als eine Hotelgruppe. Ein Portal funktioniert anders als mehrere verbundene Einzelsysteme. Ein Subshop wiederum verbindet eine gemeinsame technische Basis mit individuellen Marktauftritten.
Am Anfang sollte deshalb nicht die Frage stehen:
Welche Schnittstelle können wir anbinden?
Die bessere Frage lautet:
Welche Struktur bildet unsere Organisation und unsere Prozesse sinnvoll ab?
Erst wenn diese Antwort feststeht, lässt sich entscheiden, welche Systeme miteinander kommunizieren sollen und wo eine Schnittstelle echten Nutzen bringt.
damit schließt sich der Kreis von „Schnittstellen 1×1 mit Tina“:
- In Teil 1 haben wir geklärt, wo ein Gutschein eingelöst wird.
- In Teil 2 ging es darum, wohin Shop- und Zahlungsdaten übertragen werden.
- In Teil 3 haben wir betrachtet, welche Systemstruktur dazu passt.
Einlösung, Verbuchung und Systemarchitektur sollten nicht getrennt voneinander betrachtet werden.
Erst wenn Prozesse und Verantwortlichkeiten klar sind, können Schnittstellen sinnvoll verbinden.
Die gesamte Reihe lesen:
FAQ Portalsystem, Subshop oder Einzelsystem
Häufige Fragen zur passenden Systemarchitektur
