PMS oder FiBu: Wohin mit den Daten aus dem Onlineshop?

Verkauft ist noch lange nicht verbucht.

Im Onlineshop ist die Bestellung abgeschlossen, die Zahlung eingegangen und der Gutschein, das Ticket oder das Produkt auf dem Weg.
Hinter den Kulissen beginnt jetzt der nächste Prozess.
Denn die entstandenen Daten müssen dort ankommen, wo sie weiterverarbeitet werden. Je nach Shop können dazu unterschiedliche Informationen gehören:

Gutscheinverkäufe,
Geschenkkarten,
Tickets,
Produkte,
Zahlungen,
Rabatte,
Versandkosten.

Die entscheidende Frage lautet daher: Wohin mit den Shopdaten?
Ins Property-Management-System? Direkt in die Finanzbuchhaltung? Oder verteilt auf mehrere Systeme?

Wenn das PMS das führende System ist

In einem einzelnen Hotelbetrieb ist das PMS häufig die zentrale operative Plattform.
Dort werden unter anderem Gästeprofile, Aufenthalte, Rechnungen und verschiedene Umsätze verwaltet.
Steht eine passende Verbuchungsschnittstelle zur Verfügung, können definierte Informationen aus dem Onlineshop an das PMS übertragen werden.
Dieser Weg kann besonders sinnvoll sein, wenn:

ein einzelner Betrieb abgebildet wird,
ein zentrales PMS eingesetzt wird,
die benötigte Schnittstelle verfügbar ist,
die relevanten Geschäftsvorfälle im PMS verarbeitet werden können,
die Buchhaltung bereits mit den Daten aus dem PMS arbeitet.

Welche Informationen tatsächlich übertragen werden, hängt von der jeweiligen Integration ab.

Wenn mehrere Systeme zusammenspielen

Komplexer wird es, sobald mehrere Betriebe, Systeme oder Shopmodule beteiligt sind.
Typische Beispiele sind:

mehrere Hotels innerhalb eines Shops,
unterschiedliche PMS-Systeme,
zusätzliche Ticket- oder Produktverkäufe,
verschiedene Zahlungsarten,
unterschiedliche Steuersätze,
Rabatte oder Versandkosten,
getrennte betriebliche Verantwortlichkeiten.

In solchen Strukturen kann eine alleinige Verbuchung über ein einzelnes PMS an Grenzen stoßen.
Nicht jeder Geschäftsvorfall gehört automatisch in dasselbe operative System. Zudem müssen Informationen aus mehreren Betrieben oft an einer zentralen Stelle zusammengeführt werden.

Wann die Finanzbuchhaltung ins Spiel kommt

Bei komplexeren Strukturen kann eine direkte Anbindung an die Finanzbuchhaltung sinnvoll sein.
Dabei werden definierte Geschäftsvorfälle so aufbereitet, dass sie den passenden Konten und Buchungslogiken zugeordnet werden können.
Je nach Konfiguration können beispielsweise berücksichtigt werden:

Verkäufe,
Zahlungen,
Einlösungen,
Rabatte,
Versandkosten,
unterschiedliche Umsatzarten.

Der Schwerpunkt liegt hier weniger auf der operativen Verarbeitung im Hotelbetrieb. Entscheidend ist, dass die Daten strukturiert, nachvollziehbar und passend für die Buchhaltung bereitgestellt werden.

PMS-Verbuchung oder FiBu-Anbindung?

PMS-Verbuchung

Der Schwerpunkt liegt auf der operativen Verarbeitung im führenden Hotelsystem.

Dieser Weg passt häufig zu:

einzelnen Betrieben,
klar abgegrenzten Systemlandschaften,
einem zentralen PMS,
überschaubaren Verkaufs- und Zahlungsprozessen.

Voraussetzung ist eine Schnittstelle, die die benötigten Geschäftsvorfälle unterstützt.

FiBu-Anbindung

Der Schwerpunkt liegt auf der finanziellen Zuordnung und der zentralen Verarbeitung von Buchungsdaten.

Dieser Weg kann besonders relevant sein bei:

mehreren Betrieben,
verschiedenen PMS-Systemen,
mehreren Shopmodulen,
unterschiedlichen Umsatzarten,
komplexeren Anforderungen der Buchhaltung.

Voraussetzung ist eine sauber definierte Konten- und Buchungslogik.

Welche Lösung ist besser?

Keine der beiden Varianten ist grundsätzlich besser.
Entscheidend ist, welche Lösung zur Organisation, zur vorhandenen Systemlandschaft und zum gewünschten Prozess passt.
Vor der Entscheidung sollten daher einige Fragen geklärt werden:

Wie viele Betriebe sind beteiligt?
Welche PMS-Systeme werden eingesetzt?
Welche Produkte und Leistungen werden verkauft?
Welche Geschäftsvorfälle müssen übertragen werden?
Welche Daten benötigt die Buchhaltung?
Welches System soll langfristig führend sein?

Tinas System-Check: Nicht von der verfügbaren Schnittstelle ausgehen. Zuerst klären, welcher Prozess abgebildet werden soll und welches System dafür verantwortlich ist.

Richtig zugeordnet statt einfach nur übertragen

Eine Schnittstelle schafft nicht automatisch einen sauberen Prozess.
Die Daten müssen nicht nur übertragen werden. Sie müssen auch in der richtigen Struktur und am richtigen Ziel ankommen.

Bei einer FiBu-Anbindung bedeutet das, dass Konten und Geschäftsvorfälle abgestimmt werden müssen.
Bei einer PMS-Verbuchung muss klar sein, welche Informationen das PMS aufnehmen kann und wie sie dort weiterverarbeitet werden.

Das Ziel ist in beiden Fällen dasselbe: weniger manueller Aufwand und ein Datenfluss, den Betrieb und Buchhaltung nachvollziehen können.

Fazit: Das Zielsystem folgt der Organisation

Bei einem einzelnen Betrieb mit zentralem PMS kann die PMS-Verbuchung der passende Weg sein.
Sobald mehrere Betriebe, unterschiedliche PMS-Systeme oder zusätzliche Shopmodule beteiligt sind, kann eine direkte FiBu-Anbindung mehr Möglichkeiten für eine zentrale Zuordnung bieten.
Die richtige Lösung ergibt sich nicht aus einem pauschalen Vergleich. Sie folgt der tatsächlichen Unternehmens- und Prozessstruktur.

Die Daten sind am richtigen Ort. Passt auch die Systemstruktur?

Bei einem einzelnen Hotel ist die Aufgabenverteilung meist überschaubar.
Sobald mehrere Häuser, Marken oder Partner beteiligt sind, braucht es jedoch eine übergeordnete Systemstrategie.
Soll jeder Betrieb ein eigenes System führen? Reicht ein Hauptshop mit Subshops? Oder braucht es ein zentrales Portal?
Darum geht es in Teil 3:

von

Tina Wascher

ca. 4 min.

Schnittstellen 1×1 mit Tina · Teil 3

In den ersten beiden Teilen unserer Reihe ging es um die Einlösung von Gutscheinen und die Verbuchung von Shopdaten. Jetzt betrachten wir das große Ganze: die Systemarchitektur. Denn bevor Systeme sinnvoll miteinander verbunden werden können, muss klar sein, welche Struktur zur Organisation passt.

FAQ PMS-Verbuchung oder FiBu-Anbindung

Häufige Fragen zur Verbuchung von Shopdaten

Können PMS und Finanzbuchhaltung gleichzeitig eine Rolle spielen?

Ja. Je nach Systemlandschaft können operative Daten im PMS verarbeitet werden, während buchhalterisch relevante Informationen für die Finanzbuchhaltung aufbereitet werden. Wie dieser Datenfluss konkret aussieht, hängt von der jeweiligen Konfiguration und Integration ab.

Ist eine FiBu-Anbindung grundsätzlich besser als eine PMS-Verbuchung?

Nein. Die passende Lösung hängt von der Unternehmensstruktur, den eingesetzten Systemen und den gewünschten Prozessen ab. Vor der Entscheidung sollte geklärt werden, welches System welche Aufgabe übernimmt.

Wann kann eine FiBu-Anbindung sinnvoll sein?

Eine direkte FiBu-Anbindung kann bei mehreren Betrieben, unterschiedlichen PMS-Systemen, verschiedenen Shopmodulen oder komplexeren Anforderungen der Buchhaltung sinnvoll sein. Entscheidend ist, wie die Daten zentral zugeordnet und verarbeitet werden sollen.

Wann ist eine PMS-Verbuchung sinnvoll?

Eine PMS-Verbuchung kann sich besonders für einzelne Betriebe mit einer klar abgegrenzten Systemlandschaft eignen. Voraussetzung ist, dass das PMS als führendes operatives System eingesetzt wird und die benötigte Schnittstelle die relevanten Geschäftsvorfälle unterstützt.

Welche Daten können aus einem Onlineshop übertragen werden?

Je nach Shop, Prozess und Schnittstelle können unterschiedliche Informationen übertragen werden. Dazu können beispielsweise Gutschein-, Geschenkkarten-, Ticket- und Produktverkäufe sowie Zahlungen, Rabatte und Versandkosten zählen. Der tatsächliche Umfang hängt von der jeweiligen Integration ab.

Was ist eine FiBu-Anbindung?

Eine FiBu-Anbindung bereitet relevante Geschäftsvorfälle für die Finanzbuchhaltung auf. Dazu können je nach Konfiguration unter anderem Verkäufe, Zahlungen, Einlösungen, Rabatte oder Versandkosten gehören.

Was ist eine PMS-Verbuchung?

Bei einer PMS-Verbuchung werden definierte Informationen aus dem Onlineshop an das angebundene Property-Management-System übertragen. Das PMS übernimmt anschließend die vorgesehene operative Verarbeitung der Daten.