Gutschein einlösen: Entwertung oder Einlöseposting?

„Der Gutschein wird eingelöst.“ Klingt einfach – bis mehrere Systeme beteiligt sind.
Denn dann stellt sich schnell die entscheidende Frage: Wo passiert die Einlösung eigentlich?
Im incert System? Im Property-Management-System, kurz PMS? In der Kasse, in einer SPA-Software oder direkt in der Buchungsstrecke?

Genau hier kommen zwei Begriffe ins Spiel: Entwertung und Einlöseposting. Beide sorgen dafür, dass ein Gutschein geprüft, eingelöst und sein verbleibendes Guthaben aktualisiert wird.
Der technische Weg ist allerdings unterschiedlich.

Einlöseposting: incert löst ein, das PMS bucht

Beim Einlöseposting findet die eigentliche Gutscheineinlösung im incert Backend statt. Dort wird geprüft:

Ist der Gutschein gültig?
Wie viel Guthaben ist verfügbar?
Kann der gewünschte Betrag eingelöst werden?

Anschließend wird der Gutschein vollständig oder teilweise eingelöst. Der aktuelle Gutscheinwert wird direkt im incert System aktualisiert.
Danach wird die Information über die erfolgte Einlösung an das angebundene PMS übertragen. Vereinfacht gesagt meldet incert an das PMS:

Der Gutschein wurde eingelöst. Bitte buche den entsprechenden Betrag als Gutscheinzahlung auf die Rechnung oder das Gastprofil.

Das PMS übernimmt somit die Zahlungsbuchung. Die eigentliche Gutscheinverwaltung bleibt im incert System.

Der Ablauf im Überblick

Der Gutschein wird in incert geprüft.
Die Einlösung erfolgt im incert System.
Das verbleibende Guthaben wird aktualisiert.
Die Zahlungsinformation wird an das PMS übertragen.
Das PMS verbucht den Betrag.

Entwertung: Das Alltagssystem löst ein, incert prüft

Bei einer Entwertung startet der Vorgang direkt in jenem System, in dem das Team ohnehin arbeitet. Das kann beispielsweise sein:

das PMS,
eine Kasse,
eine SPA-Software,
eine Buchungsstrecke.

Das angebundene System fragt im Hintergrund bei incert an:

Ist der Gutschein gültig?
Ist ausreichend Guthaben vorhanden?
Kann der gewünschte Betrag eingelöst werden?

Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird der Gutschein entwertet. Gleichzeitig wird der aktuelle Gutscheinwert im incert System aktualisiert.

Für Mitarbeitende bedeutet das häufig: Sie bleiben während der gesamten Einlösung in ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche.

Wo liegt der Unterschied?

Der wichtigste Unterschied ist der technische Ort der Einlösung.
Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe: Der Gutschein wird korrekt eingelöst und sein Guthaben aktualisiert.

Beim Einlöseposting

erfolgt die Einlösung im incert System,
wird der Gutscheinwert dort aktualisiert,
erhält das PMS anschließend die Zahlungsinformation.

Bei der Entwertung

startet die Einlösung im angebundenen Drittanbietersystem,
prüft incert Gültigkeit und Guthaben im Hintergrund,
bleibt das Team in seiner gewohnten Systemoberfläche.

Kann der Betrieb die Variante frei wählen?

Nicht immer.
Ob eine Schnittstelle mit Entwertung oder Einlöseposting arbeitet, hängt vor allem von den technischen Möglichkeiten des angebundenen Systems und der vorhandenen Integration ab.
Es handelt sich daher meist nicht um eine Einstellung, die im Backend einfach umgelegt werden kann. Der Ablauf ist Teil der jeweiligen Schnittstellenarchitektur.

Was bedeutet das für deinen Betrieb?

Für die tägliche Arbeit sollten diese Fragen klar beantwortet sein:

In welchem System startet die Einlösung?
Welches System prüft den Gutschein?
Wo wird das Guthaben aktualisiert?
Wohin wird die Zahlung anschließend gebucht?
In welcher Oberfläche arbeitet das Team?

Sind diese Rollen klar, lassen sich Abläufe leichter erklären, Mitarbeitende gezielter schulen und Schnittstellenprojekte besser planen.

Tinas System-Check: Nicht das Ergebnis unterscheidet Entwertung und
Einlöseposting, sondern der Ort, an dem die technische Einlösung startet.

Fazit: Zwei Wege, ein Ziel

Entwertung und Einlöseposting verfolgen dasselbe Ziel: Gutscheine sicher einzulösen und ihre Werte aktuell zu halten.
Beim Einlöseposting erfolgt die Einlösung im incert System. Die Zahlungsinformation wird danach an das PMS übertragen.
Bei der Entwertung startet der Vorgang direkt im angebundenen Alltagssystem. Incert übernimmt die Prüfung und Aktualisierung im Hintergrund.
Welche Variante zum Einsatz kommt, bestimmt die jeweilige Integration.

Eingelöst – und jetzt?

Nach der Einlösung ist der Gutscheinwert aktualisiert. Damit ist der Prozess aber noch nicht abgeschlossen.
Denn Verkäufe, Zahlungen, Rabatte oder Versandkosten müssen auch dort ankommen, wo sie verarbeitet und verbucht werden.
Genau darum geht es im nächsten Teil:

von

Tina Wascher

ca. 4 min.

Schnittstellen 1×1 mit Tina · Teil 2

Schnittstellen sorgen nicht nur dafür, dass Gutscheine eingelöst werden können. Sie bestimmen auch, wie Verkaufs-, Zahlungs- und Shopdaten weiterverarbeitet werden. In Teil 1 haben wir geklärt, wie sich Entwertung und Einlöseposting unterscheiden. Jetzt folgen wir den Daten einen Schritt weiter.

FAQ Entwertung oder Einlöseposting

Häufige Fragen zur Gutscheineinlösung

Kann der Betrieb selbst zwischen Entwertung und Einlöseposting wählen?

In der Regel handelt es sich nicht um eine frei wählbare Einstellung. Die Funktionsweise wird durch die verfügbare Schnittstelle und die technische Umsetzung des jeweiligen Partnersystems bestimmt.

Kann ein Gutschein teilweise eingelöst werden?

Beim Einlöseposting kann ein Gutschein je nach vorgesehenem Prozess vollständig oder teilweise eingelöst werden. Das verbleibende Guthaben wird anschließend im incert System aktualisiert. Welche Möglichkeiten über ein angebundenes Drittanbietersystem bestehen, hängt von der jeweiligen Integration ab.

Ist Entwertung besser als Einlöseposting?

Keine Variante ist grundsätzlich besser. Beide verfolgen dasselbe Ziel: Der Gutschein soll korrekt eingelöst und sein verbleibendes Guthaben aktualisiert werden. Welche Variante zum Einsatz kommt, hängt von der jeweiligen Partnerintegration und den technischen Möglichkeiten des angebundenen Systems ab.

Was ist der Unterschied zwischen Entwertung und Einlöseposting?

Der Unterschied liegt vor allem darin, wo die technische Einlösung startet. Beim Einlöseposting erfolgt sie im incert System. Bei der Entwertung beginnt der Vorgang direkt im angebundenen Drittanbietersystem.

Was ist ein Einlöseposting?

Beim Einlöseposting wird der Gutschein im incert Backend eingelöst. Dort werden die Gültigkeit und das verfügbare Guthaben geprüft. Danach wird die Zahlungsinformation an das angebundene PMS übertragen und dort der entsprechenden Rechnung oder dem Gastprofil zugeordnet.

Was bedeutet Entwertung bei einem Gutschein?

Bei einer Entwertung wird der Gutschein direkt in einem angebundenen Drittanbietersystem verarbeitet. Das kann beispielsweise ein PMS, eine Kasse, eine SPA-Software oder eine Buchungsstrecke sein. Das System fragt die Gültigkeit und das verfügbare Guthaben bei incert ab. Anschließend wird der Gutscheinwert im incert System aktualisiert.