Wie funktioniert ein Gutscheinsystem für Hotelketten in der Praxis?
Das SCHLOSS Fleesensee zeigt, wie sich Gutschein-, Ticket- und Geschenkkartenverkauf über die Betriebe Schloss Fleesensee, BEECH Resorts Fleesensee und Maremüritz Yachthafen Resort zentral steuern lässt – und wie daraus ein skalierbarer Vertriebskanal mit zusätzlichem Umsatzpotenzial entsteht. Im Gespräch gibt Max Weisenberger, Projektmanager Digitalisierung & Development, Schloss Fleesensee persönliche Einblicke.
Warum haben Sie sich für incert entschieden?
Uns war wichtig, dass das System nicht nur technisch überzeugt, sondern auch wirklich zu unseren individuellen Anforderungen passt – und zwar in jedem einzelnen Haus. Bei incert hat einfach das Gesamtpaket gestimmt: ein durchdachtes System, das flexibel anpassbar ist, eine persönliche Betreuung und vor allem ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Man merkt, dass incert die Branche versteht und Lösungen anbietet, die praxisnah und wirtschaftlich zugleich sind. Das war für uns ausschlaggebend.
Wie hat Sie das incert-Team während der Einführung begleitet?
Die Zusammenarbeit war ausgesprochen professionell und zugleich persönlich. Wir hatten einen festen Ansprechpartner, eine transparente und interdisziplinäre Projektsteuerung und einen Dialog auf Augenhöhe – das schätzen wir sehr. Wir hatten das Gefühl, dass das incert-Team wirklich versteht, wie unsere internen Abläufe funktionieren.
Um das System schnell eigenständig zu nutzen, wurden unsere Mitarbeiter durch incert in verständlichen Workshops geschult. Weiteres Schulungsmaterial ist jederzeit digital über eine Plattform nutzbar.
Was ist der größte Vorteil, den Ihnen incert bietet?
Der größte Vorteil ist für uns die Kombination aus Individualität und Systemstärke. Wir haben ein Shopdesign, das perfekt auf unsere jeweiligen Marken angepasst wurde, und gleichzeitig ein vollumfängliches Managementsystem dahinter. Die hohe Personalisierbarkeit unserer Produkte sorgt für ein starkes Kauferlebnis und hohe Akzeptanz beim Gast. Zudem bietet uns detaillierte Auswertungen, die sowohl im Marketing als auch in der Buchhaltung enorm hilfreich sind.
Auch technisch sind wir optimal aufgestellt: mit Schnittstellen zu unseren Matrix-Kassensystemen und dem PMS Protel. Künftig planen wir zusätzlich die Integration in die Buchungsstrecke von HotelNetSolutions, um die Einlösung der Gutscheine noch komfortabler für unsere Gäste zu gestalten. Das Ergebnis: automatisierte, fehlerfreie Abläufe und eine spürbare Entlastung für unsere Mitarbeiter.
Ein weiterer Punkt ist die Flexibilität:
incert geht sehr gezielt auf die unterschiedlichen Anforderungen unserer Standorte ein. So können wir mehrere Häuser in einem System abbilden – wie beim Schlosshotel Fleesensee und Maremüritz Yachthafen Resort – oder einzelne Betriebe wie die BEECH Resorts separat führen. Trotzdem sind alle Systeme miteinander verknüpft, sodass Gutscheine standortübergreifend eingelöst werden können.
Max Weisenberger
Projektmanager Digitalisierung & Development, Schloss Fleesensee
Gibt es konkrete Zahlen oder Beobachtungen, die den Erfolg belegen?
Ja, die Entwicklung ist wirklich beeindruckend. Seit der Einführung 2018 konnten wir ein stetiges, exponentielles Wachstum verzeichnen. Beispielsweise gemessen am Zeitraum 2022 und 2024 haben wir unseren Gutscheinumsatz um gute 30 % steigern können und die verkaufte Stückzahl ist im selbigen Zeitraum um etwa 70 % gewachsen.
Was wir auch festhalten können, die Gesamtinvestition hat sich für uns bereits nach drei Monaten nach Systemeinführung amortisiert. Das zeigt, wie wirkungsvoll das System arbeitet – sowohl wirtschaftlich als auch im operativen Alltag.
Wie hat incert Ihre Abläufe im Hotelalltag verändert, insbesondere für Ihr Team, das täglich damit arbeitet?
Die Abläufe sind heute deutlich schneller, einfacher und strukturierter. Der Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen oder Geschenkkarten funktionieren reibungslos und ohne großen Aufwand. Das spart Zeit und sorgt für Sicherheit in den Prozessen. Besonders die Geschenkkarten haben sich als echte Bereicherung erwiesen – sie werden bei uns beispielsweise als “Bordguthaben” während des Aufenthalts genutzt, statt Rabatte auf Raten zu geben. Das stärkt die Wertigkeit des Angebots und schafft gleichzeitig einen zusätzlichen emotionalen Mehrwert für den Gast.
Warum rechnet sich incert für Sie auch wirtschaftlich?
Der wirtschaftliche Mehrwert entsteht für uns nicht durch nicht eingelöste Gutscheine – sondern genau dann, wenn Gäste sie einlösen. Jeder eingelöste Gutschein bedeutet Umsatz, der weit über den ursprünglichen Gutscheinwert hinausgeht. Viele Gäste buchen beim Einlösen zusätzliche Leistungen, verlängern ihren Aufenthalt oder gönnen sich ein Upgrade und genau das macht den Unterschied.
So wird jeder Gutschein zu einem echten Umsatztreiber, statt zu einem bloßen Vorabumsatz. Gleichzeitig sorgt incert für eine sofortige Liquidität beim Verkauf, während die Einlösung langfristig zusätzliche Erträge generiert. Das System verbindet also direkten Cashflow mit nachhaltigem Mehrumsatz – und entlastet durch automatisierte Prozesse gleichzeitig unser Team. Unterm Strich: Mehr Umsatz, mehr Effizienz, mehr Gästezufriedenheit.
Was gefällt Ihnen persönlich am besten an incert?
Mich überzeugt vor allem die Kombination aus Systemumfang, Servicebereitschaft und professioneller Umsetzung. Das System deckt bei uns wirklich alles ab – vom Gutschein über die Geschenkkarte bis hin zum Ticketverkauf – und das auf eine technisch saubere und optisch ansprechende Weise. Besonders schätze ich die Erreichbarkeit und Kompetenz des incert-Teams: Wenn etwas gebraucht wird, ist sofort jemand zur Stelle. Diese Mischung aus technischer Stärke und partnerschaftlicher Zusammenarbeit macht incert für uns so wertvoll.
Zum Video incert X Schloss Fleesensee
Du benötigst mehr Informationen?
Fazit
Das Beispiel SCHLOSS Fleesensee zeigt: Ein Gutscheinsystem für Hotelketten ist mehr als ein zusätzlicher Vertriebskanal. Richtig eingesetzt wird es zum zentralen Hebel für Effizienz, Zusatzumsatz und Gästebindung – insbesondere in komplexen Resort- und Multi-Property-Strukturen.
