How does a voucher system for hotel chains work in practice?
SCHLOSS Fleesensee shows how voucher, ticket and gift card sales can be managed centrally via the Schloss Fleesensee, BEECH Resorts Fleesensee and Maremüritz Yachthafen Resort businesses – and how this creates a scalable sales channel with additional revenue potential. Max Weisenberger, Project Manager Digitalization & Development, Schloss Fleesensee, provides personal insights in this interview.
Why did you choose incert?
Uns war wichtig, dass das System nicht nur technisch überzeugt, sondern auch wirklich zu unseren individuellen Anforderungen passt – und zwar in jedem einzelnen Haus. Bei incert hat einfach das Gesamtpaket gestimmt: ein durchdachtes System, das flexibel anpassbar ist, eine persönliche Betreuung und vor allem ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Man merkt, dass incert die Branche versteht und Lösungen anbietet, die praxisnah und wirtschaftlich zugleich sind. Das war für uns ausschlaggebend.
How did the incert team support you during the introduction?
Die Zusammenarbeit war ausgesprochen professionell und zugleich persönlich. Wir hatten einen festen Ansprechpartner, eine transparente und interdisziplinäre Projektsteuerung und einen Dialog auf Augenhöhe – das schätzen wir sehr. Wir hatten das Gefühl, dass das incert-Team wirklich versteht, wie unsere internen Abläufe funktionieren.
Um das System schnell eigenständig zu nutzen, wurden unsere Mitarbeiter durch incert in verständlichen Workshops geschult. Weiteres Schulungsmaterial ist jederzeit digital über eine Plattform nutzbar.
What is the biggest advantage that incert offers you?
Der größte Vorteil ist für uns die Kombination aus Individualität und Systemstärke. Wir haben ein Shopdesign, das perfekt auf unsere jeweiligen Marken angepasst wurde, und gleichzeitig ein vollumfängliches Managementsystem dahinter. Die hohe Personalisierbarkeit unserer Produkte sorgt für ein starkes Kauferlebnis und hohe Akzeptanz beim Gast. Zudem bietet uns detaillierte Auswertungen, die sowohl im Marketing als auch in der Buchhaltung enorm hilfreich sind.
Auch technisch sind wir optimal aufgestellt: mit Schnittstellen zu unseren Matrix-Kassensystemen und dem PMS Protel. Künftig planen wir zusätzlich die Integration in die Buchungsstrecke von HotelNetSolutions, um die Einlösung der Gutscheine noch komfortabler für unsere Gäste zu gestalten. Das Ergebnis: automatisierte, fehlerfreie Abläufe und eine spürbare Entlastung für unsere Mitarbeiter.
Ein weiterer Punkt ist die Flexibilität:
incert responds very specifically to the different requirements of our locations. This allows us to map several hotels in one system – as with the Schlosshotel Fleesensee and Maremüritz Yachthafen Resort – or manage individual businesses separately, such as the BEECH Resorts. Nevertheless, all systems are linked together so that vouchers can be redeemed across all locations.
Max Weisenberger
Project Manager Digitalization & Development, Schloss Fleesensee
Are there concrete figures or observations that prove its success?
Yes, the development is really impressive. Since the launch in 2018, we have seen steady, exponential growth. For example, between 2022 and 2024, we were able to increase our voucher sales by a good 30 % and the number of units sold grew by around 70 % in the same period.
What we can also say is that the total investment has already paid for itself within three months of introducing the system. This shows how effectively the system works – both economically and in day-to-day operations.
How has incert changed your processes in everyday hotel life, especially for your team who work with it every day?
Die Abläufe sind heute deutlich schneller, einfacher und strukturierter. Der Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen oder Geschenkkarten funktionieren reibungslos und ohne großen Aufwand. Das spart Zeit und sorgt für Sicherheit in den Prozessen. Besonders die Geschenkkarten haben sich als echte Bereicherung erwiesen – sie werden bei uns beispielsweise als “Bordguthaben” während des Aufenthalts genutzt, statt Rabatte auf Raten zu geben. Das stärkt die Wertigkeit des Angebots und schafft gleichzeitig einen zusätzlichen emotionalen Mehrwert für den Gast.
Why does incert also pay off economically for you?
The economic added value for us does not come from vouchers that are not redeemed – but precisely when guests redeem them. Every redeemed voucher means revenue that far exceeds the original value of the voucher. Many guests book additional services, extend their stay or treat themselves to an upgrade when redeeming a voucher, and that is exactly what makes the difference.
This turns every voucher into a real sales driver instead of just an upfront sale. At the same time, incert ensures immediate liquidity on sale, while redemption generates additional income in the long term. The system therefore combines direct cash flow with sustainable additional sales – and at the same time relieves our team through automated processes. The bottom line: more turnover, more efficiency, more guest satisfaction.
What do you personally like best about incert?
Mich überzeugt vor allem die Kombination aus Systemumfang, Servicebereitschaft und professioneller Umsetzung. Das System deckt bei uns wirklich alles ab – vom Gutschein über die Geschenkkarte bis hin zum Ticketverkauf – und das auf eine technisch saubere und optisch ansprechende Weise. Besonders schätze ich die Erreichbarkeit und Kompetenz des incert-Teams: Wenn etwas gebraucht wird, ist sofort jemand zur Stelle. Diese Mischung aus technischer Stärke und partnerschaftlicher Zusammenarbeit macht incert für uns so wertvoll.
To the video incert X Schloss Fleesensee
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Conclusion
Das Beispiel SCHLOSS Fleesensee zeigt: Ein Gutscheinsystem für Hotelketten ist mehr als ein zusätzlicher Vertriebskanal. Richtig eingesetzt wird es zum zentralen Hebel für Effizienz, Zusatzumsatz und Gästebindung – insbesondere in komplexen Resort- und Multi-Property-Strukturen.
